znowelizowana w dniu 30.06.2014 r.

Instrukcja finansowa 

Towarzystwa Przyjaciół Lasu

I. Przepisy ogólne

§ 1 

1.  Instrukcja określa zasady prowadzenia gospodarki przez jednostki organizacyjne Towarzystwa Przyjaciół Lasu (TPL).
2.  Sprawy gospodarki nie objęte niniejszą instrukcją podlegają przepisom prawa powszechnego i Statutowi TPL

§ 2 

W rozumieniu niniejszej instrukcji gospodarka oznacza obrót i przechowywanie majątku TPL oraz prowadzenie związanej z tym dokumentacji.

§ 3

Prowadzenie gospodarki służy zapewnieniu środków finansowych i rzeczowych niezbędnych do realizacji celów statutowych TPL.

§ 4

Majątek TPL stanowią:
a)      nieruchomości i ruchomości będące własnością TPL - zwane w instrukcji środkami rzeczowymi,
b)      fundusze - zwane w instrukcji środkami finansowymi,
c)      inne prawa majątkowe.

§ 5

1.      Właścicielem majątku, o którym mowa w § 4, jest TPL, zaś jego dysponentem Zarząd Główny TPL.
2.      Koła TPL użytkują majątek, o którym mowa w § 4 pkt a na podstawie jego wyodrębnienia i przekazania w zarządzanie przez Zarząd Główny TPL.
3.      Przekazania wyodrębnionego majątku dokonuje na czas określony albo nieokreślony Zarząd będący jego dysponentem.
4.      Przekazanie wyodrębnionego majątku i jego przyjęcie przez Zarząd Koła wymaga formy pisemnej.

§ 6

Zarząd nad majątkiem wyodrębnionym i przekazanym Kołu TPL sprawuje Zarząd Koła. Zarząd Koła zobowiązany jest do zachowania szczególnej staranności w gospodarowaniu przekazanym mu majątkiem, a w szczególności do:
a)      używania majątku wyłącznie zgodnie z potrzebami Koła oraz zgodnie z właściwościami i gospodarczym przeznaczeniem tego majątku,
b)      dbałości o zachowanie właściwego stanu technicznego przekazanych środków rzeczowych,
c)      prawidłowego zabezpieczenia posiadanego majątku,
d)     zwrotu majątku na wezwanie Zarządu .Głównego TPL.

§ 7

1.      Zarząd jednostki organizacyjnej TPL ponosi odpowiedzialność materialną za prawidłowe prowadzenie gospodarki tej jednostki.
2.      Osoba obejmująca funkcję Prezesa Zarządu jednostki organizacyjnej TPL składa pisemne oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej w imieniu Zarządu, zaś funkcję Prezesa może złożyć po właściwym rozliczeniu się Zarządu z powierzonego majątku i przyjęciu sprawozdania.

3.      Przekazywanie i przyjmowanie majątku przez jednostki odbywa się komisyjnie przy udziale przedstawiciela władzy nadrzędnej z równoczesnym sporządzeniem protokołu zdawczo-odbiorczego.

II. Gospodarka środkami finansowymi

§ 8

Wszelkie przedsięwzięcia związane z wydatkowaniem lub pozyskiwaniem środków finansowych mogą być podejmowane wyłącznie przez jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną.

§ 9

Środki finansowe jednostek organizacyjnych powstają z wpływów z następujących źródeł:
a)         składek członkowskich,
b)        dotacji, darowizn, ofiarności publicznej,
c)         własnej działalności gospodarczej
d)        spadków i zapisów.

§ 10

Na wydatki jednostek organizacyjnych składają się przede wszystkim:
a)     składki członkowskie odprowadzane do Zarządu Głównego TPL,
b)     koszty związane z działalnością jednostki organizacyjnej,
c)      zakup wyposażenia, materiałów oraz środków trwałych.

§ 11

1.      Jednostki posiadające osobowość prawną prowadzą ewidencję księgową zgodnie z aktualnymi przepisami z zakresu finansów i rachunkowości, w tym:
-        dokonuje zgłoszeń do urzędu skarbowego i ZUS;
-        określa metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
-        określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont księgi pomocniczej oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych oraz systemu służącemu ochronie danych i ich zbiorów;
-        sporządzają na koniec każdego roku obrotowego bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, zatwierdzaną przez Komisję Rewizyjną i Walne Zgromadzenie.
2.      Rokiem obrachunkowym  dla wszystkich jednostek Towarzystwa jest rok kalendarzowy.

§ 12

1. Składka członkowska wynosi 10 zł rocznie. Z obowiązku płacenia składek są zwolnione osoby małoletnie, pełnoletni uczniowie w wieku do 20 lat i emeryci. Instrukcja określa minimalną kwotę składki członkowskiej, która może być podwyższona w drodze dobrowolnej deklaracji członka.
2. Składki członkowskie stają się funduszem Stowarzyszenia, i są wnoszone w następujący sposób:
-   członkowie nie zrzeszeni w kołach wpłacają składki członkowskie bezpośrednio na konto bankowe Zarządu Głównego TPL,
-     członkowie zrzeszeni w kołach przekazują składki skarbnikowi  koła do którego należą. Koło przekazuje zebrane składki na konto bankowe Zarządu Głównego TPL co najmniej raz w roku do 15 grudnia za dany rok obrachunkowy.

3.Zarząd Główny może, po uprzednim uzgodnieniu, refundować częściowo lub całkowicie  koszty działalności Koła, związane z jego  statutową działalnością. Refundacja po odliczeniu kosztów administracyjnych i księgowych  Zarządu Głównego nastąpi na podstawie prawidłowych dokumentów finansowo- księgowych, w terminie 30 dni od ich dostarczenia przez Koło do Zarządu Głównego.

§ 13

1.      Na prowadzenie zadań zleconych i działalności statutowej jednostki organizacyjne TPL mogą uzyskiwać dotacje oraz otrzymywać inne środki, przy czym dotacje mogą być wykorzystywane wyłącznie zgodnie z wolą udzielającego dotacji.
2.      Przyjęcie zadania zleconego, a także uzyskanie dotacji wymaga:
a)      określenia i uzgodnienia zakresu zlecenia, sposobu wykorzystania dotacji oraz zasad rozliczenia otrzymanych środków, przy czym jako regułę przyjmuje się zasadę pozostawiania dowodów źródłowych w TPL, chyba że strony postanowią inaczej,
b)      uprzedniej akceptacji Zarządu Głównego.
3.      Dotacje z budżetu państwa, NFOŚiGW, WFOŚiGW i innych jednostek administracji publicznej oraz dotacje zagraniczne mogą być uzyskane oraz rozliczane wyłącznie w porozumieniu z Zarządem Głównym TPL.
4.      Wydatkowanie dotacji ze środków publicznych następuje zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz prawem zamówień publicznych

§ 14

Pozyskiwanie środków pochodzące z ofiarności publicznej może być dokonywane wyłącznie przez Zarząd Główny TPL.

§ 15

1.      Zarządy jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną mają obowiązek przechowywać środki finansowe, powyżej kwoty określonej w ust. 3, na rachunkach bankowych, którymi zarządzają i za których stan ponoszą odpowiedzialność.
2.      W uzasadnionych przypadkach jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną mogą zakładać rachunki bankowe dla podległych sobie jednostek organizacyjnych. Także w tym przypadku odpowiedzialność za stan tych rachunków ponosi Zarząd jednostki organizacyjnej, która otworzyła rachunek bankowy.
3.      Zarządy jednostek organizacyjnych ustalają we własnym zakresie regulamin przechowywania środków finansowych w kasie oraz kwotę powyżej której środki muszą być niezwłocznie przekazywane na rachunek bankowy.

III. Gospodarka środkami rzeczowym

§ 16

1.       Jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną mają prawo nabywania środków rzeczowych i innych praw majątkowych.
2.       Zarząd Główny jest zobowiązany do przekazania Zarządowi Koła składników majątkowych jeżeli zostały one:
a)       otrzymane przez Koło na podstawie darowizny, spadku lub zapisu,
b)      wykonane przez Koło we własnym zakresie z własnych materiałów.

§ 17

W celu ewidencjonowania posiadanych przez siebie środków rzeczowych każda jednostka organizacyjna prowadzi starannie i systematycznie dokumentację inwentarzową.

§ 18

Środki rzeczowe, które nie są wykorzystywane przez jednostkę organizacyjną do realizacji jej celów statutowych, mogą być oddane w użytkowanie wyłącznie innym jednostkom organizacyjnym TPL.

§ 19

1.      Składniki majątkowe, które wskutek długotrwałego użytkowania albo z innych uzasadnionych przyczyn uległy zużyciu podlegają likwidacji na wniosek jednostki organizacyjnej posiadającej to środki.
2.      Likwidację przeprowadza co najmniej trzyosobowa komisja powołana przez Zarząd Główny.
3.      Dokonanie likwidacji potwierdza się protokołem likwidacyjnym podpisanym przez wszystkich członków komisji.

§ 20

1.      W przypadku:
a)      zagubienia składnika majątkowego Zarząd jednostki organizacyjnej, która go utraciła przeprowadza postępowanie wyjaśniające. Sprawozdanie z postępowanie przedkładane jest Zarządowi Głównemu. Zarząd Główny może przeprowadzić odrębne postępowanie wyjaśniające;
b)      kradzieży składnika majątkowego należy niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie Policję oraz Zarząd Główny TPL.

2.      W przypadku kradzieży albo zagubienia składnika majątkowego Prezes Zarządu jednostki organizacyjnej, która posiadała utracony składnik majątkowy sporządza protokół kradzieży albo zagubienia, stanowiący podstawę do wykreślenia środka z książki inwentarzowej.

IV. Sprawozdawczość i inwentaryzacja

§ 21

Odrębne przepisy TPL i decyzje Zarządu Głównego mogą nałożyć na jednostki organizacyjne TPL obowiązek sporządzenia sprawozdań finansowych także po zakończeniu poszczególnych przedsięwzięć związanych z wydatkowaniem lub pozyskiwaniem środków finansowych.

§ 22

1.       Jednostki organizacyjne na koniec roku kalendarzowego, a także na dzień zakończenia działalności sporządzają inwentaryzację majątku.
2.       Arkusze inwentaryzacyjne sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w dokumentacji jednostki organizacyjnej, a dwa otrzymuje Zarząd jednostki nadrzędnej w terminie 14 dni od jego sporządzenia.

V. Nadzór i kontrola

§ 23

Nadzór nad prawidłowością prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki organizacyjne TPL sprawuje  Główna Komisja Rewizyjna.

§ 24

Instrukcja wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Główny Towarzystwa Przyjaciół Lasu.